Factures, fiches de paie, dossiers RH : découvrez quels documents votre entreprise doit détruire, à quel moment, et...
Une facture jetée telle quelle à la poubelle, c'est un nom, une adresse et parfois un RIB à portée de main. Chaque jour, les entreprises manipulent des documents qui contiennent des informations sensibles sur leurs clients, leurs salariés ou leur activité. Les détruire correctement n'est pas une option : c'est une obligation et une marque de sérieux.
L'essentiel en 30 secondes
- Un document se détruit une fois sa durée légale de conservation dépassée (10 ans pour les factures, 5 ans pour les fiches de paie).
- Pour respecter le RGPD, choisissez un destructeur de niveau P4 minimum.
- Le niveau P5 est idéal pour les données les plus sensibles : RH, santé, données bancaires.
Pourquoi détruire ses documents ?
La confidentialité
Contrats, tarifs négociés, bilans : vos documents internes intéressent vos concurrents autant que les personnes mal intentionnées. Un document lisible dans une benne reste consultable par n'importe qui.
Le RGPD
Depuis 2018, toute entreprise qui traite des données personnelles doit les protéger jusqu'à leur élimination. Les conserver trop longtemps, ou les jeter sans précaution, expose à des sanctions de la CNIL.
La sécurité de vos clients
Usurpation d'identité, fraude au RIB, faux fournisseurs : ces arnaques commencent souvent par une simple information récupérée. Détruire vos papiers, c'est protéger ceux qui vous font confiance.
Quels documents détruire, et à quel moment ?
La règle est simple : un document se détruit une fois sa durée légale de conservation dépassée. Avant, il doit être archivé. Après, le garder n'a plus d'intérêt et peut même devenir un risque. Plus la barre est longue, plus le document reste longtemps dans vos archives.
Factures, pièces comptables10 ans
Documents fiscaux6 ans
Contrats commerciaux5 ans après la fin
Doubles des fiches de paie5 ans
Dossiers du personnel (RH)5 ans après le départ
Données de prospects3 ans après le dernier contact
CV de candidats non retenus2 ans maximum
Devis non signésTant qu'ils sont utiles
Sources : Code de commerce, Livre des procédures fiscales, Code du travail et recommandations de la CNIL. En cas de doute sur une durée, votre expert-comptable reste le meilleur interlocuteur.
Au destructeur sans attendre
Certains papiers n'ont rien à faire dans vos archives et partent directement au destructeur : brouillons d'impression, post-it avec des identifiants, copies de pièces d'identité, relevés bancaires, listes de clients imprimées pour une réunion.
Une méthode simple en trois étapes
Une fois par an, bloquez une demi-journée pour faire le point sur vos archives. C'est le moyen le plus sûr de ne rien garder trop longtemps.
1
Trier
Repérez les documents dont la durée de conservation est dépassée, dossier par dossier.
2
Archiver
Rangez le reste dans des boîtes datées, avec l'année de destruction prévue écrite sur le dos.
3
Détruire
Passez au destructeur tout ce qui a expiré, avec un niveau de sécurité adapté au contenu.
Comprendre les niveaux de sécurité P1 à P7
Tous les destructeurs ne se valent pas. La norme DIN 66399 classe les appareils en 7 niveaux, selon la taille des fragments produits : plus le niveau est élevé, plus les morceaux sont petits et impossibles à reconstituer.
| P1 | P2 | P3 | P4 | P5 | P6 | P7 |
Taille des fragments selon le niveau, proportions respectées. Des bandes de 12 mm en P1 aux particules de 2 x 15 mm en P5.
| Niveau | Coupe | Pour quels documents |
|---|---|---|
| P1 et P2 | Bandes | Documents internes sans donnée sensible |
| P3 | Bandes fines ou particules | Documents confidentiels courants |
| P4 | Particules (coupe croisée) | Données personnelles : factures, fiches de paie, dossiers clients |
| P5 | Micro-particules | Données très sensibles : RH, santé, données bancaires |
| P6 et P7 | Micro-particules ultra-fines | Documents classifiés, défense, haute sécurité |
Le conseil Burostock : pour respecter le RGPD, le niveau P4 est le minimum recommandé dès qu'un document contient des données personnelles. Le niveau P5 apporte une marge de sécurité supplémentaire, idéale pour les services RH, cabinets comptables ou professions médicales.
Quel destructeur choisir selon votre activité ?
Au-delà du niveau de sécurité, trois critères font la différence : le nombre de feuilles détruites en une fois, la capacité de la corbeille et le temps de fonctionnement en continu. Voici quatre modèles disponibles chez Burostock Réunion, un par situation.
Indépendant ou petit bureau
Rexel Secure X6
P4, 6 feuilles, corbeille de 10 litres. Compact, il se glisse sous un bureau.
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PME ou service administratif
Dahle PaperSAFE 240
P4, 10 feuilles, corbeille de 25 litres. Accepte trombones, cartes et CD.
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Service RH, comptabilité, santé
Leitz IQ OptiMax Office P5
P5, 10 feuilles, corbeille de 35 litres, 120 minutes en continu et très silencieux.
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Gros volumes ou archives
Dahle ShredMATIC 150
P4, alimentation automatique jusqu'à 150 feuilles. Vous déposez la pile, il s'occupe du reste.
Voir le produitPensez aussi aux options pratiques : coupe des agrafes et cartes bancaires, arrêt automatique en cas de bourrage, fonctionnement silencieux pour les open spaces.
Protégez vos données dès aujourd'hui
Détruire ses documents, c'est protéger son entreprise, ses salariés et ses clients, tout en restant en règle avec le RGPD. Retenez l'essentiel : archivez pendant la durée légale, détruisez ensuite, et choisissez au minimum un niveau P4 pour tout document contenant des données personnelles.
Besoin d'équiper votre bureau ? Découvrez notre sélection de destructeurs de documents à La Réunion, du modèle compact au destructeur haute sécurité P5, avec les conseils de nos équipes pour trouver celui qui correspond à votre activité.
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